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Pat Pat Sir | 8th Dec 2008 | 自言自語 | (865 Reads)
公司裡,每日都有大大小小的會議進行著。吃早餐有早餐會,接著上午開一個部門內部會議,下午又要出外開另一個客戶會議,有些會議由早上十點開到下午七點,一直懷疑這些冗長會議的效用,當一個會議要連續開七、八小時,與會人精神體力應該累得再不會有任何反應,「腦袋被掏空」的感覺應該可以從這種冗長會議裡體驗得到。

開會其實是一項既累人,又耗費公司資源的一項事情,試想把參與會議的人的時薪加在一起,這份人力成本就是一個不少的數字。可是主持會議的人,大多沒有這種經濟計算概念,動輒就要開全體(部門)員工大會,總之覺得人多好辦事,多個參與的人在會議裡,就會有多一分的刺激或貢獻,究其實是不是開會人數真的越多就越好﹖相信開過會的你,一定有一番體會和感受。

我這類在公司裡不高不低職位的人,免不了要代表部門出席各大小工作會議。可我不是開會動物,並不喜歡開會這類公司日程活動,尤其碰著會議主持人之能力不足,開會會令人氣得發瘋。經過多年開會的觀察,可以從開會裡發掘出趣味的,是看見與會者人士的工作能力。

論主持會議的人,從他/她開會前的準備工夫和主持技巧,就可以窺見其人的工作能力。通常主持會議者,多是主管級,或屬該會議職級最高的員工,與會人士因為震懾於主持人的威權,通常都不敢造次,這類會議多是「一言堂」的會議,是工作分配的指令會,碰著要解決問題而尋求方法點子的話,這類會議多是沒有甚麼創新點子可以討論出來,通常都是由最高負責人(會議主持人)最後把自己已想好的方案提出來,大家只是橡皮圖章的附和贊成就是了。所以主持人要在會前做好準備功夫,先擬定好解決方案才好來開會,否則,會議只會被拖延而最終也得不到結論,也反映主持人的工作能力之不足。這就說明為什麼會前準備功夫的重要。

相反,若主持會議者跟與會人士職位高低相約,就要靠其個人魅力和公司內的人際關係,能夠公平公正地擺平各方勢力,這需要很高的政治技巧,可免順得哥情失嫂意而得罪了其他部門勢力。通常這類會議氣氛都是良好的,大家都會顧及與會者的合作態度,不會對其他人的意見作出任何批評而破壞大家的「良好感覺」機制。這種層級的會議通常都是利益和責任平均分擔,得出的共識和方案多傾向保守。

可是,因為要令大家的良好感覺不會受到破壞,主持人控制與會人士的發言時間這類會議技巧更顯得重要。開會時總會有些人喜歡在無關痛癢的細節上大造文章,抒發個人見解,但對議題內容卻觸不及核心,不懂主持技巧的,就會任由這些人兜兜轉轉而不加以控制其發言時間(可能是不懂得如何制止);或許碰上「自以為批判性強」的人,在大家得到某項「共識」後,在討論接近尾聲時以頭腦優越的姿態來把「共識」批評一番,並要「推倒重來」,因為雖然得到共識,但當時無人發現此中仍有漏洞,今他「發現」了,故此「共識」無效。其實所謂「漏洞」,只是大家互讓妥協下,被刻意暫時不作理會的環節或無關痛癢的原則,如果主持人為要顯示自己的氣量,而不加以制止,任無聊人把議題推倒重來的話,議程就被別人牽著走而浪費大家寶貴的時間。

藉此想一提,會議最常用的方法 – 大腦激盪(Brainstorming)。根據本人經驗,從一班人裡作出大腦激盪活動得出來的點子,通常都是較為保守,其功效多言過其實,反而三至四人「精英式」的核心工作會議,更可以發掘出具創意的方案來解決問題。但是,前題是與會的三四人都要是「精英」份子,思想轉速要跟得上才可以有效果,否則,幾個臭皮匠是否可以變成一個諸葛亮﹖我有保留。


[14] Re: Dozy
Dozy :
我很怕那些死磨的會議...我 Hold 的時候,一般會事先發 Email 給參與者,請大家準備一些自己的想去,個人的理念是,開會不是用來吹水的,是要來尋求共識的。

與會人士聽話就好,否則發了EMAIL也一樣有懶惰員工,在會上胡亂吹水,尤其人數多的會議就最易讓懶惰員工蒙混過關。


[引用] | 作者 自聊思 | 15th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[13]

我的公司是細公司,很少要開會。但一回到廠,就一定會開的。每次開會,我都不會多出聲的。因為通常都是 manager 在說,而我們只是聽就可以。
沒錯,主持人很重要,如果他沒有好好的主持一個會議,就等於浪費時間。還記得以前中學做班會主席時,班主任曾經說過我,不過,也要多謝他,因為是他教我怎樣做一個主持人呢!

Chestnuts
[引用] | 作者 Chestnuts | 13th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[12]

我很怕那些死磨的會議...
我 Hold 的時候,一般會事先發 Email 給參與者,請大家準備一些自己的想去,個人的理念是,開會不是用來吹水的,是要來尋求共識的。

Dozy
[引用] | 作者 Dozy | 13th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[11] Re: J-SON
J-SON :
通常一大班人brainstorm太過創新o既idea講左出o黎隨時俾人笑所以講得出口o既idea通常都好保守...

可能我做PR公司,啲brainstorming好casual,通常filp住雜誌,同埋都幾天馬行空

小貓
[引用] | 作者 小貓 | 12th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[10] Re: UncleRay
UncleRay :
公司愈大愈多這些會要開,有時候真是很浪費時間的。

所以可避則避...除非是幹實事的工作會議。


[引用] | 作者 自聊思 | 9th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[9]

公司愈大愈多這些會要開,有時候真是很浪費時間的。

UncleRay
[引用] | 作者 UncleRay | 9th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[8] Re: Nic
Nic :
一大班人開會,通常發言的都係小貓幾隻,其餘的人都係呆坐居多...在開會時提出建議後要做follow up在下次開會時會報,一些偷懶的員工當然不敢多言啦..所謂的brianstorm,總覺得d人吹水成份居多,實質行動會較少...:)

所以個組SIZE太大,未必就是有效率囉!!尤其是要搞些有創意的idea出來時。


[引用] | 作者 自聊思 | 9th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[7] Re: Maisy
Maisy :
小組會議可能快些交出貨來,不用拖延時間,但試過四人會議只得兩人不停發表意見,另兩人坐享其成,也是讓人氣餒。

哎...梗有呢D情況發生既。


[引用] | 作者 自聊思 | 9th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[6] Re: J-SON
J-SON :
通常一大班人brainstorm太過創新o既idea講左出o黎隨時俾人笑所以講得出口o既idea通常都好保守...

懂得lead人做brainstorm既主持人,會任人天馬行空地設想,不會令在場人士感到idea講出黎會俾人笑既壓力。最多之後揚走吧了。我覺得保守是因為要番同一班人去做,太創新既idea,自己都驚做唔惦,所以唔敢提出來就真。


[引用] | 作者 自聊思 | 9th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[5] Re: 阿水
阿水 :
我工作經驗不多,但亦清楚一大班人的「brainstorm」未必可以想出好的點子。
聽人家說,請大家回家各自準備一份方案,收集後由三五精英份子選出一些比較好的,再進行整合和「再創造」,效果要比一大班人由零開始七嘴八舌討論要好。

通常,每人都交一份方案這種方式,有可能大家都旨意別人,所以交的一份通常都是「求求其其」呢。
如果好似「比賽」形式的話,提交的方案質素反而較可靠。


[引用] | 作者 自聊思 | 9th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[4]

一大班人開會,通常發言的都係小貓幾隻,其餘的人都係呆坐居多...
在開會時提出建議後要做follow up在下次開會時會報,一些偷懶的員工當然不敢多言啦..
所謂的brianstorm,總覺得d人吹水成份居多,實質行動會較少...:)

Nic
[引用] | 作者 Nic | 9th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[3]

小組會議可能快些交出貨來,不用拖延時間,但試過四人會議只得兩人不停發表意見,另兩人坐享其成,也是讓人氣餒。

Maisy
[引用] | 作者 Maisy | 9th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[2]

通常一大班人brainstorm
太過創新o既idea講左出o黎隨時俾人笑
所以講得出口o既idea通常都好保守...


[引用] | 作者 J-SON | 8th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]

[1]

我工作經驗不多,但亦清楚一大班人的「brainstorm」未必可以想出好的點子。

聽人家說,請大家回家各自準備一份方案,收集後由三五精英份子選出一些比較好的,再進行整合和「再創造」,效果要比一大班人由零開始七嘴八舌討論要好。

阿水
[引用] | 作者 阿水 | 8th Dec 2008 | [舉報垃圾留言]